Warum die Beschäftigung von EU-Arbeitnehmern nahezu genauso einfach ist wie die Einstellung deutscher Mitarbeiter

Viele deutsche Unternehmen stehen vor der Herausforderung, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Gleichzeitig herrscht häufig die Vorstellung, dass die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland mit erheblichem bürokratischem Aufwand verbunden ist. Diese Annahme trifft jedoch auf Arbeitnehmer aus Spanien und anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union nicht zu.

Dank der Arbeitnehmerfreizügigkeit innerhalb der Europäischen Union können spanische Fachkräfte ohne Visum, Arbeitserlaubnis oder besondere behördliche Genehmigungen in Deutschland arbeiten. Aus Sicht des Arbeitgebers unterscheidet sich die Einstellung eines spanischen Mitarbeiters daher nur in wenigen Punkten von der Einstellung eines deutschen Arbeitnehmers. Die erforderlichen Formalitäten nach der Einreise entsprechen weitgehend den üblichen Verwaltungsabläufen, die auch deutsche Arbeitnehmer durchlaufen. Im Wesentlichen handelt es sich um drei Schritte: die Anmeldung des Wohnsitzes, die Anmeldung bei einer Krankenkasse beziehungsweise der Sozialversicherung sowie die steuerliche Erfassung.

Anmeldung am Wohnort – der erste Schritt nach der Einreise

Nach der Einreise nach Deutschland muss sich eine spanische Fachkraft – ebenso wie jeder deutsche Bürger bei einem Wohnungswechsel – innerhalb der gesetzlichen Frist bei der zuständigen Meldebehörde anmelden. Hierfür werden in der Regel lediglich folgende Unterlagen benötigt:

• gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Wohnungsgeberbestätigung des Vermieters
• gegebenenfalls Mietvertrag

Die Anmeldung erfolgt beim Einwohnermeldeamt beziehungsweise Bürgeramt der jeweiligen Stadt oder Gemeinde und dauert häufig nur wenige Minuten. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der Arbeitnehmer eine Meldebescheinigung. Mit dieser Anmeldung werden gleichzeitig weitere Verwaltungsprozesse angestoßen. Die zuständigen Behörden vergeben beziehungsweise übermitteln automatisch wichtige Daten, beispielsweise die steuerliche Identifikationsnummer, sofern diese noch nicht vorhanden ist. Für den Arbeitgeber entsteht durch die Wohnsitzanmeldung grundsätzlich kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Viele Unternehmen unterstützen ihre internationalen Mitarbeiter jedoch bei der Terminvereinbarung oder begleiten sie bei den ersten Behördengängen. Gerade in den ersten Tagen erleichtert dies den Einstieg erheblich und trägt zu einer erfolgreichen Integration bei.

Auch TTA Personal begleitet seine Kandidaten bei den ersten Schritten in Deutschland und unterstützt sie bei den notwendigen Behördengängen. Dadurch können Arbeitgeber sicher sein, dass die Formalitäten schnell und reibungslos erledigt werden.

Anmeldung bei der Krankenkasse und Sozialversicherung – identisch zum deutschen Arbeitnehmer

Auch bei der Sozialversicherung gelten für spanische Arbeitnehmer dieselben gesetzlichen Regelungen wie für deutsche Beschäftigte.

Vor Beginn der Beschäftigung wählt der Arbeitnehmer eine gesetzliche Krankenkasse oder entscheidet sich – sofern die Voraussetzungen erfüllt sind – für eine private Krankenversicherung. Die überwiegende Mehrheit der internationalen Fachkräfte entscheidet sich zunächst für eine gesetzliche Krankenkasse. Sobald die Krankenkasse feststeht, erfolgt die Anmeldung durch den Arbeitgeber im Rahmen des ganz normalen Lohnabrechnungsverfahrens. Dieses Verfahren ist identisch mit der Anmeldung deutscher Mitarbeiter. Mit der Anmeldung werden automatisch sämtliche relevanten Zweige der deutschen Sozialversicherung berücksichtigt:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Der Arbeitgeber muss hierfür keine besonderen Anträge für EU-Bürger stellen. Es gelten dieselben Meldeverfahren, dieselben Beitragssätze und dieselben gesetzlichen Grundlagen wie bei deutschen Arbeitnehmern. Besitzt die Fachkraft bereits eine deutsche Sozialversicherungsnummer, wird diese weiterverwendet. Falls noch keine Nummer vorhanden ist, wird sie automatisch im Rahmen des Anmeldeverfahrens vergeben. Zusätzliche Genehmigungen oder besondere Verfahren aufgrund der spanischen Staatsangehörigkeit sind nicht erforderlich.

Gerade dieser Punkt wird häufig unterschätzt: Aus Sicht der Sozialversicherung unterscheidet sich ein Arbeitnehmer aus Spanien praktisch nicht von einem deutschen Beschäftigten. Nach der Anmeldung verfügt die Fachkraft über denselben Krankenversicherungsschutz und dieselben sozialen Absicherungen wie jeder andere Arbeitnehmer in Deutschland.

Anmeldung beim Finanzamt – automatisch und unkompliziert

Auch steuerlich ist die Beschäftigung spanischer Fachkräfte denkbar einfach. Nach der Anmeldung des Wohnsitzes erhält der Arbeitnehmer eine persönliche steuerliche Identifikationsnummer. Diese wird zentral vergeben und bleibt lebenslang gültig. Hat die Fachkraft bereits früher in Deutschland gearbeitet, wird dieselbe Identifikationsnummer erneut verwendet.

Für den Arbeitgeber läuft anschließend alles wie bei jedem deutschen Beschäftigten. Über das elektronische ELStAM-Verfahren werden die steuerlichen Merkmale des Arbeitnehmers automatisch abgerufen. Dazu gehören unter anderem:

• Steuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Kirchensteuermerkmal
• weitere steuerliche Informationen

Anhand dieser Daten erfolgt die monatliche Lohnabrechnung einschließlich der Abführung der Lohnsteuer an das zuständige Finanzamt. Auch hier sind keine zusätzlichen Genehmigungen oder besonderen Verfahren erforderlich. Spanische Arbeitnehmer unterliegen denselben steuerlichen Vorschriften wie deutsche Beschäftigte.

Die oftmals befürchtete „Auslandsbürokratie“ existiert bei der Einstellung von EU-Bürgern in der Praxis daher kaum. Weder müssen Visa beantragt noch Arbeitsgenehmigungen eingeholt oder Anerkennungen des Aufenthaltsrechts abgewartet werden. Die Arbeitnehmerfreizügigkeit innerhalb der Europäischen Union sorgt dafür, dass qualifizierte Fachkräfte unmittelbar nach ihrer Einreise ihre Beschäftigung aufnehmen können.

Für Unternehmen bedeutet dies ein hohes Maß an Planungssicherheit. Sobald ein Arbeitsvertrag geschlossen wurde und die organisatorischen Schritte vorbereitet sind, steht einer zeitnahen Arbeitsaufnahme grundsätzlich nichts im Wege. Gerade deshalb entscheiden sich immer mehr deutsche Arbeitgeber für die Rekrutierung qualifizierter Fachkräfte aus Spanien. Neben der oft sehr guten fachlichen Ausbildung profitieren Unternehmen von einem unkomplizierten Einstellungsverfahren, das sich in der täglichen Praxis kaum von der Beschäftigung deutscher Arbeitnehmer unterscheidet.

Mit TTA Personal erfolgt der gesamte Rekrutierungsprozess aus einer Hand. Bereits im Herkunftsland erwerben die Kandidatinnen und Kandidaten berufsbezogene Deutschkenntnisse, werden auf das Leben und Arbeiten in Deutschland vorbereitet und während der ersten Wochen nach der Ankunft intensiv begleitet. Dazu gehören auch die Unterstützung bei der Wohnsitzanmeldung, der Auswahl einer Krankenkasse sowie den ersten Behördengängen. Für deutsche Arbeitgeber bedeutet dies maximale Entlastung. Sie erhalten motivierte, sprachlich vorbereitete Fachkräfte, während TTA Personal die organisatorischen und administrativen Schritte begleitet. Die Einstellung einer spanischen Fachkraft ist dadurch heute nahezu genauso unkompliziert wie die Einstellung eines deutschen Mitarbeiters – ein entscheidender Vorteil in Zeiten des anhaltenden Fachkräftemangels.